سكرتير الفرع

في الدول التالية: السودان ، غانا ، الكاميرون ، الإمارات العربية المتحدة ، الصين
وباريس.

الوصف الوظيفي

مسمى وظيفي: سكرتير الفرع
يقدم تقاريره إلى: مدير الفرع

هدف الوظيفة:

مدير المكتب مسؤول بشكل أساسي عن ضمان حسن سير أنشطة الفرع اليومية ، وتحية الزوار ، والرد على المكالمات الهاتفية الواردة ، وشراء اللوازم المكتبية ، وإجراء المخزون المناسب وإدارة المستندات والفواتير المتعلقة بالفرع. سيُطلب منه أيضًا إنشاء عروض تقديمية وإنتاج التقارير.

المهام الأساسية:

· الإشراف على عمليات المكتب العام.

· الترحيب بالزوار والرد على عدد كبير من المكالمات الهاتفية الواردة وتقديم خدمة عالمية المستوى للعملاء والمشي ،

· تنسيق المواعيد والاجتماعات وإدارة التقويمات والجداول الزمنية لفريق الفرع.

مسؤول عن التواصل مع المكتب الرئيسي في مصر وجمع البيانات والوثائق المطلوبة وإرسالها.

· تنسيق الرحلات الداخلية والدولية بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والحجوزات المطلوبة.

· شراء اللوازم والمعدات المكتبية والحفاظ على مستويات المخزون المناسبة.

· مسؤول عن إعداد الرسائل والعروض التقديمية والتقارير.

· مسؤول عن حفظ سجلات الموظفين محدثة.

 

التعليم والمعرفة والمهارات المطلوبة:

· حاصل على درجة البكالوريوس.

· خمس سنوات خبرة في إدارة المكاتب.

· مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وإدارة الوقت.

· مهارات حاسوبية ممتازة ، MS Office ، Microsoft Word ، Excel ، Outlook ، و PowerPoint ،

· مهارات ممتازة في اللغة الإنجليزية المكتوبة واللفظية.

القسم: مدير مكتب
موقع المشروع(ق): السودان ، غانا ، الكاميرون ، الإمارات العربية المتحدة ، الصين ، باريس.
التعليم: درجة باكلريوس
التعويض: لاحقاً